Réflexions sur la co-facilitation virtuelle des ateliers MERIT en Mongolie

Cette année, je devais passer le mois de mars en affectation en Mongolie avec SACO dans le cadre du programme MERIT (Mongolie : renforcement de la gestion des ressources par la transformation institutionnelle). Malheureusement, en raison de la COVID-19, je n’ai pas pu me rendre en Mongolie. Cela dit, l’affectation s’est transformée en une affectation virtuelle, qui a eu lieu en juin et début juillet.

Voici quelques réflexions personnelles sur cette affectation.

Un peu d’information sur MERIT et sur mon affectation

MERIT est un projet de sept ans qui soutient la gestion responsable des ressources dans le but de favoriser un développement économique et social durable et d’ainsi améliorer les moyens de subsistance des communautés en Mongolie. Le projet est financé par Affaires mondiales Canada.

Mon rôle a été celui de conseiller technique dans le domaine de la résolution des conflits. Les objectifs de l’affectation étaient de développer les compétences en matière de gestion et de résolution des conflits, ainsi que de renforcer les capacités du Conseil de la fonction publique et du ministère de la Résolution des conflits de Mongolie.

Comment nous avons procédé

J’ai co-animé huit ateliers de formation depuis mon bureau à Victoria, en Colombie-Britannique. Par vidéoconférence, j’ai interagi avec une salle remplie de participants située dans un hôtel d’Oulan-Bator, la capitale de la Mongolie. Le nombre de participants à chaque séance allait de 10 à 40.

Avant chaque séance de formation, je fournissais du contenu à Suvdaa, ma co-facilitatrice du côté mongol. Cela comprenait des diapositives PowerPoint et des documents Word à distribuer en classe. Suvdaa a traduit mon contenu pour le public mongol. L’anglais et le mongol sont des langues très différentes, tant à l’oral qu’à l’écrit.

Pendant les séances de formation, un grand écran vidéo du côté mongol a permis aux participants de me voir et de voir le contenu que j’avais traduit. Suvdaa gérait la salle en personne, s’occupait de la traduction des interactions entre les participants et moi, et contribuait aux activités, au dialogue et au contenu de l’atelier. Elle était une co-facilitatrice compétente et essentielle au succès de cette affectation, c’est le moins qu’on puisse dire!

Mes observations en tant que co-facilitateur (virtuel)

Les séances de formation étaient un hybride de virtuel et de présentiel.

Tout ce qu’un animateur peut faire en personne, vous pouvez – à quelques exceptions près – le faire virtuellement, avec l’aide d’un coanimateur qui vous soutient. Cela s’applique à la mise en place et à l’organisation des ateliers, à la diffusion du contenu et aux interactions entre les animateurs et les participants.

Il est essentiel de bien se préparer avant chaque atelier, notamment pour ce qui est de la création de contenu, de matériel en ligne et physique, d’activités de planification et de stratégies d’engagement. L’approche hybride peut compliquer le rapport avec le groupe, en particulier pour l’animateur à distance. L’anticipation de façons d’évaluer et de gérer collectivement la dynamique de la salle, afin de maintenir l’intérêt et le plaisir des participants, est très rentable pendant les séances en direct.

Les barrières linguistiques peuvent être atténuées en réduisant le contenu (allouer des périodes proportionnelles aux animateurs anglophones et non anglophones), en incorporant du matériel visuellement convivial (images ou vidéos qui ne nécessitent pas de traduction) et une variété d’activités en classe, ce qui permet aux participants de travailler individuellement ou en petits groupes (afin d’éviter d’avoir recours à une traduction supplémentaire).

La gestion des contrôles des vidéoconférences se faisait du côté mongol. Les diapositives que j’ai fournies ont été traduites et affichées via le partage d’écran par Suvdaa. De mon côté, j’affichais la version anglaise dans une fenêtre séparée sur mon bureau. J’étais parfois confus quant à la diapositive présentée, puisque je ne sais pas lire un seul mot de mongol. La prochaine fois, je créerai des diapositives visuellement distinctes, au-delà de la numérotation des diapositives.

Le lien entre les co-facilitateurs est essentiel. Étant donné l’approche hybride, il est préférable d’évaluer l’ambiance de la pièce si vous êtes physiquement présent et en accord avec la culture de l’atelier en jeu.

En tant qu’animateur virtuel, la stabilité d’Internet est toujours un facteur; cette affectation n’a pas fait exception. Ma ligne a été coupée à quelques reprises, et j’ai dû recomposer le numéro. Le fait d’avoir un deuxième ordinateur portable ou même un téléphone prêt à l’emploi minimise les temps d’arrêt pour les participants.